頭のいい段取りの技術

頭のいい段取りの技術

効率的に仕事をするにはどういう風にすればいいのか？という話。読んでみた感じでは、段取りの技術というよりは「リスク分散」の話がメインのような気がした。
ミスをしないようにリスクを分散する→ミスをすることによっての余計な仕事がなくなる→結果、効率がよくなる？→「プライベート」が充実する
って感じかな？以下メモ。

○優先順位の話

• 「待たせる仕事」を最短で仕上げ、その次に「待たせない仕事」に取り掛かる
• 明確なゴールを設定して、そこから逆算して今やることを考える
• ビジネス文書は精読されないことを前提とする→重要項目を前におく、文章量圧縮する
• プレゼンでも斜め聞きされることを前提とする→上記と同じ
• 嫌な事は早めに済ませる(半休の場合午前に出勤するとか)→精神的余裕を生む、効率がよくなる？

○効率よくする方法

• 会議では明確なアウトプット(会議の目的?)を決めておく
• 会議で合意されたすべての今後の処理事項に○処理事項○実行責任者○処理期限を決め、無駄な重複を防ぐ
• 仕事は直列処理でなく並列処理で行う
• スケジュールには必ず安全バッファ(時間の余裕)を確保する→ギチギチに組むと応用がきかないし、期限が守れなくて迷惑をかける場合がある
• 机を掃除する？→効率がよくなる(机には必要なものだけあるので)→手順の整理がうまくなる
• 部下や他人からも学ぶ姿勢
• 視覚的に達成度などを表示する(棒グラフで勉強の進行度を表示するなど)と挫折防止になる

○リスク分散

• フェールセーフで小さな確率にも備える
• 時間的(ファイルの保存を時間別にするとか)、空間的(メディアを変えてとか)にバックアップをとる

「二本立ての人生」って言葉もぐっと来た。プライベートの充実とそこでの自己への投資っていうのも考えないと･･･何のために効率よくして、その余った時間を何に投資するかを明確にしないと続かないかもしれない。
こうして列挙してみるとリスク分散より効率化の方法のほうがやっぱりメインかな。リスク分散はしないとかな。卒論発表の近くでデータ消えた人とかウィルスかかった〜とか騒いでた人もいたしなー。

p.s
ミーティングで使えるちょっとした話法いろいろ | IDEA*IDEA
これらは必要だと思う。参考にしよう。

• 「今日何を決めますか？」
• 「今日は何時までですか？」
• 「他にアジェンダありますか？」
• 「いつまでにやりますか？」
• 「じゃ、To Doをまとめますか」
• 最後に「誰が」「いつまでに」「具体的に何をするか（何がどうなったらそのタスクが終わりなのか）」を確認して終わりましょう。

これらは正直、メンバーにもよるけど、角が立ちそう。効率だけで仕事が出来るわけじゃないしなー。

• 「何分いります？」
• 「質問ですか？コメントですか？リクエストですか？」
• 「どうフォローアップしましょうか？」
• 「他にもやることありますよね？」